Job Grade Tunjangan Kinerja PNS

Sejumlah Kementerian dan Lembaga Pemerintah Non Kementerian sudah bisa tersenyum, pasalnya Peraturan Presiden (Perpres) tentang Tunjangan Kinerja pada sejumlah Kementerian dan Lembaga Pemerintah Non Kementerian tersebut sudah ditandatangani Presiden (sumber : http://www.infonews.web.id/2012/11/perpres-remunerasi-kementerianlpnk.html). Melalui Perpres telah ditetapkan besar tunjangan kinerja berdasarkan Job Grade. 

Jumlah kelas grading remunerasi dibedakan :

• Kementerian dan Lembaga Pemerintah Non-kementerian (LPNK) yang pimpinannya setingkat Menteri, job gradingnya paling tinggi kelas 17, dengan 1 jabatan non grade untuk posisi Wakil menteri (jika ada)
• LPNK dengan jabatan struktural teringgi: Sekretaiat Utama, Deputi atau Inspektorat Utama, jab grade tertinggi adalah grade 16, dengan 1 jabatan non grading untuk posisi Kepala atau Wakil Kepala.

Penentuan Besaran Tunjangan Kinerja per Grade bagi bagi K/L yang telah melaksanakan reformasi didasarkan pada faktor berikut: Tingkat capaian (persentase) RB, Nilai dan Kelas jabatan, Indeks harga nilai jabatan, Faktor Penyeimbang dan Indeks tunjangan kinerja daerah provinsi.

Sebenarnya masing-masing K/L sudah melakukan evaluasi jabatan berikut besaran tunjangan per grade-nya yang sudah disetujui. Jadi besaran tersebut tinggal dikalikan dengan persentase tingkat capaian Reformasi Birokrasi di instansi tersebut. Besaran persentase diperoleh dari verifikasi lapangan oleh Tim UPRBN (Sumber :  http://setagu.net/penentuan-job-grade-tunjangan-kinerja/).

Yang menjadi pertanyaan adalah "Siapakah yang menentukan grade seorang pegawai pada saat akan diajukan proses remunerasi dan apa yang mendasari dari penetapan grade tersebut ?"

Pertanyaan seperti ini banyak timbul di antara rekan-rekan PNS di berbagai instansi karena merasa tidak adanya keadilan di dalam penetapan grade. Sebagai contoh adalah, seorang pegawai dengan latar belakang pendidikan S1 dan telah bekerja sebagai PNS selama 20 tahun memiliki grade yang sama dengan seorang PNS lulusan S1 yang baru bekerja sebagai PNS selama 2 tahun. Persoalan lainnya, seorang PNS dengan latar belakang pendidikan S1 dan baru bekerja selama 2 tahun memiliki selisih grade yang cukup signifikan dengan PNS yang lulusan D-III dan telah bekerja selama 24 tahun. Dari kenyataan tersebut timbul pertanyaan apakah ini yang disebut sebagai Tunjangan Kinerja yang ternyata sama sekali tidak memperhatikan lamanya masa pengabdian dan kinerja yang telah diberikan ? Apakah hal ini juga telah dievaluasi oleh Pemerintah dalam penetapan grade seorang PNS?

Yang lebih menggelitik hati lagi adalah berbagai instansi pemerintah saat ini cenderung menegakkan disiplin dengan memperketat sistem absensi pegawai. Untuk pegawai yang datang terlambat dikenakan potongan atas tunjangan kinerjanya sedangkan bagi pegawai yang selalu datang dan pulang tepat waktu maka akan menerima tunjangan kinerja 100% sesuai dengan gradenya.  Padahal, belum tentu mereka yang datang terlambat karena sesuatu hal tidak memiliki kinerja dan masih banyak diantara mereka yang disiplin waktu ternyata tidak menghasilkan kinerja apa-apa. Hal ini sangat banyak terjadi di berbagai instansi pemerintah. Pertanyaannya, apakah kinerja itu adalah berbasis absensi ?

Dari sisi aturan absensi itu sendiri ditetapkan bahwa bagi PNS yang datang terlambat maka waktu keterlambatannya akan dihitung untuk proses pemotongan tunjangan kinerja. Dengan kata lain, keterlambatan di berikan Punishment, tetapi bagi PNS yang bener-benar bekerja karena harus menyelesaikan tugas sehingga pulang melewati batas jam pulang yang ditentukan, kelebihan jam kerja tersebut sama sekali tidak diperhatikan dan tidak diperhitungkan dan bahkan tidak ada Reward untuk mereka yang sungguh-sungguh bekerja dan melaksanakan tugasnya.

Keluhan lainnya yang dirasakan oleh rekan-rekan PNS adalah mereka yang menjabat sebagai Pengamanan (Security) dan mereka yang bekerja dengan aturan "Shift" yang merasa jam kerja mereka melebihi dari jam kerja pegawai biasa yang datang secara rutin pagi hari dan pulang sore hari.

Ada pula penetapan grade di suatu instansi yang menterjemahkan bahwa pegawai yang bekerja dan bertugas sebagai pelaksana Sistem Manajemen Mutu adalah sama seperti mereka yang bertugas sebagai Tata Usaha yang mengurus Tata Persuratan sehingga grade-nya adalah sama. Padahal, beberapa aturan mempersyaratkan untuk dilaksanakannya Sistem Manajemen Mutu di instansi Pemerintah. Dengan contoh penetapan grade seperti ini artinya seorang auditor internal yang hasil dari kinerjanya adalah untuk perbaikan di dalam Sistem Manajemen dinilai sama dengan kinerja seorang juru ketik di Bagian Tata Usaha yang hanya bertugas untuk membuat konsep surat dan mengetik surat. Padahal, kinerja dari Bagian Tata Usaha itu sendiri di audit oleh pelaksana Sistem Manajemen Mutu agar dapat dinilai dan semakin meningkat dengan berbagai perbaikan yang penilaiannya diambil dari hasil audit.

Dari gambaran kenyataan tersebut, apakah penetapan tunjangan kinerja bagi PNS yang seperti ini tidak akan membawa dampak di dalam pelaksanaan tugas PNS itu sendiri. Dengan dirasakannya ketidakadilan dalam penetapan Grade untuk memperoleh Tunjangan Kinerja, bukan mustahil pada akhirnya mereka yang sebelumnya memiliki Kinerja yang cukup baik menjadi memiliki penurunan Kinerja karena merasa tidak memperoleh keadilan.

Bagaimana solusinya ???? Mungkin yang lebih dahulu dipahami adalah apakah Kinerja itu ?

Panduan Menyusun SOP Teknis

SOP Teknis adalah prosedur standar yang sangat rinci  dari  kegiatan yang dilakukan oleh satu orang aparatur atau pelaksana dengan satu peran atau jabatan. Dengan kata lain, SOP Teknis adalah SOP yang menggambarkan tata cara untuk melakukan satu kegiatan tertentu dengan urutan langkah pelaksanaan yang teratur dan dijelaskan secara rinci sehingga tidak ada satu langkahpun yang terlewatkan dalam melaksanakan kegiatan tersebut. SOP Teknis biasanya dilaksanakan oleh satu orang untuk satu kegiatan tertentu atau dilaksanakan oleh satu Tim untuk satu jenis kegiatan. Dengan dijelaskannya tahapan demi tahapan di dalam melaksanakan kegiatan, diharapkan orang yang memiliki kualifikasi yang sesuai akan mampu melaksanakan kegiatan yang dimaksudkan di dalam SOP Teknis secara baik dan sesuai.

Hal-hal yang harus diperhatikan dalam menyusun SOP Teknis adalah :

1. Disusun oleh orang yang sangat mengerti tahap demi tahap yang harus dilakukan untuk melaksanakan kegiatan yang dimaksud di dalam SOP Teknis tersebut.
2. Setiap langkah atau tahapan kegiatan harus jelas dan rinci sehingga tidak terdapat kesalahan dalam melaksanakan tugas atau kegiatan yang dimaksud.
3. Berisi kalimat perintah misalnya : "Pastikan valve XXX dalam kondisi OFF", "Putar switch YYY ke posisi ON", dan sebagainya.
4. Lengkapi setiap langkah dengan Gambar apabila dianggap perlu untuk lebih menjelaskan diskripsi yang dibuat dan beri keterangan detil pada Gambar.

Selain 4 (empat) hal tersebut di atas, harus diperhatikan juga adanya SOP lain yang terkait dengan kegiatan yang dilakukan, misalnya :

• Masukkan ekstrak yang telah dibuat ke dalam oven. Tahapan dengan kalimat seperti ini adalah tidak detil dan tidak jelas. Oleh karena itu, kalimat tersebut harus diperjalas menjadi : Masukkan ekstrak yang telah dibuat ke dalam oven sesuai dengan SOP Teknis Pengoperasian Oven. Dengan demikian, orang yang melakukan tahapan kegiatan tersebut dapat mengetahui bahwa untuk memasukkan ekstrak ke dalam oven, diperlukan SOP yang menjelaskan tentang pengoperasian oven yang harus dijadikan pedoman pada saat melaksanakan langkah/tahapan ini.

Contoh SOP Teknis dapat di download disini.

Template Standar Operasional Prosedur

Seperti telah dijelaskan dalam Postingan terdahulu yang berjudul "Standar Operasional Prosedur", pada dasarnya panduan penyusunan SOP khususnya untuk instansi Pemerintah telah dijelaskan dalam Lampiran PermenpanRB No. 35/2012. Contoh SOP yang ditampilkan pada PermenpanRB tersebut adalah dengan menggunakan flowchart. Walau sistem flowchart (diagram alir) tersebut dapat dibuat melalui fasilitas MsOffice (MSWord) tetapi hasilnya seringkali mengecewakan dan terkadang menyulitkan bagi pembuat SOP. Di tambah lagi hasil dari pembuatan SOP menjadi tidak seragam karena perubahan ukuran template standar dari MSOffice tidak dapat dilakukan dengan resize yang sama untuk setiap kali melakukan penyusunan SOP. Oleh karena itu, diperlukan sebuah template yang dapat digunakan secara instant untuk melakukan penyusunan SOP sehingga memudahkan dalam proses penyusunannya dan hasil yang diperoleh memiliki kesamaan ukuran dan bentuk.

Template SOP yang diberikan di dalam Postingan ini menggunakan software yang memang diperuntukkan untuk memudahkan dalam pembuatan flowchart. Software tersebut adalah Visio 2007 yang dapat di download dari internet. Jika tidak ingin repot mencari software tersebut, silakan langsung download di sini.

Jika diperhatikan secara seksama di dalam PermenpanRB No. 35/2012, bentuk SOP Administrasi Pemerintahan adalah seperti pada contoh gambar berikut :

 

Bentuk Halaman Pertama SOP

 Bentuk Halaman Isi/Uraian SOP

Memperhatikan dari bentuk Halaman Pertama SOP, hanya terdapat 1 (satu) tanda tangan yaitu tanda tangan pejabat yang melakukan 'PENGESAHAN" terhadap dokumen SOP tersebut. Hal ini ternyata menjadi kendala bagi beberapa orang yang melakukan penyusunan SOP dan mereka menjabat sebagai Fungsional. Kendalanya adalah, di dalam SOP tersebut tidak tercantum nama mereka sehingga hasil pekerjaan menyusun SOP tersebut tidak dapat dinilaikan sebagai angka kredit fungsional.

Mengakomodasi kebutuhan dari para fungsional tanpa merubah substansi inti dari peraturan yang ditetapkan, maka Penulis memodifikasi bentuk SOP sebagai berikut :

 Modifikasi Halaman Pertama SOP

Template SOP yang penulis berikan dapat digunakan untuk membuat flowchart yang sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan dengan metode penggunaan yang sangat mudah.

Template tersebut berisi :

1. File Template SPV.vss yang merupakan template header dengan 2 sampai 7 pelaksana

2. File Flow SOP.vss; berisi template bentuk flowchart standar yang digunakan di dalam SOP

3. File Arrow SOP.vss; berisi template bentuk panah penghubung dalam flowchart

4. File Temp SOP AP.docx; merupakan file msword halaman pertama dan kedua SOP AP

5. File Temp SOP T.docx; merupakan file msword halaman pertama dan kedua SOP Teknis

atau bisa dilihat di sini. 

Untuk pembuatan SOP T atau SOP Teknis selanjutnya dapat dibaca pada postingan Panduan Menyusun SOP Teknis di dalam blog ini.

Semoga Bermanfaat

Standar Operasional Prosedur

Bagi instansi yang telah memperoleh sertifikasi atau telah diakreditasi oleh Badan Sertifikasi atau Badan Akreditasi, mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah Standar Operasional Prosedur (SOP), namun demikian tidak semua orang dapat menyusun SOP dengan baik dan benar sehingga SOP yang disusun terkadang malah menjadi kegagalan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu atau kegagalan dalam Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan.

Mengantisipasi kegagalan dalam pelaksanaan kegiatan atau kegagalan dalam Sistem Manajemen Mutu, maka dalam penyusunan SOP yang akan diterapkan di dalam Sistem Pemerintahan telah ditetapkan suatu standar acuan melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan atau lebih dikenal dengan PermenpanRB No. 53/2012.

Walau telah tersedia PermenpanRB tersebut sebagai acuan untuk melakukan penyusunan SOP di instansi pemerintah, akan tetapi masih banyak yang merasa bingung dan bertanya dari dan bagaimana memulai menyusun SOP ? Oleh karena itu, beberapa instansi akhirnya menyerahkan proses penyusunan SOP kepada pihak ketiga yang sebenarnya pihak ketiga tersebut tidak sepenuhnya mengerti akan sistem dan cara kerja di instansi yang menggunakan jasanya. Oleh karena itu, sebaiknya penyusunan SOP tersebut dilakukan sendiri sehingga seluruh aspek yang terkait untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan dapat dituangkan.

Ada beberapa hal yang harus dilakukan untuk dapat menyusun SOP, yaitu :

1. Analisis Sistem dan Proses Kerja

Analisis sistem dan proses kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan  fungsi- fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi sistem dan proses kerja tersebut.  Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah proses yang diperlukan, sedang proses merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.

Hasil analisis sistem dan proses kerja ini selanjutnya dapat dituangkan dalam bentuk gambar yang kerap disebut sebagai "Mapping Process" atau "Business Process". Ketentuan tentang "Business Process" ini juga telah diatur oleh pemerintah melalui PermenpanRB No. 12/2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana (Business Process).

Hasil dari penggambaran Business Process tersebut selanjutnya dapat gunakan sebagai alat untuk menentukan kebutuhan SOP Administrasi maupun SOP Teknis untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan.

Salah satu bentuk Business Process adalah seperti pada Gambar berikut :

Dari contoh Business Process di atas, dapat terlihat saling keterkaitan antara Pelanggan, Divisi Pengelola Limbah serta Divisi lainnya yang memiliki fungsi di dalam Sistem. Dari setiap kegiatan yang tergambar sebagai bagian dari Proses, maka perlu disusun SOP yang sesuai sehingga tahap demi tahap pelaksanaan kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik.


2. Analisis Tugas

Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap  perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa  tugas  diharapkan dapat memberikan  keterangan  mengenai  pekerjaan,  sifat  pekerjaan,  syarat  pejabat,  dan tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu :

• Analisa tugas; merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus.
• Deskripsi tugas; merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual;  merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama; dan mengidentifikasikan individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu.
• Spesifikasi tugas; berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja untuk tugas spesifik.
• Penilaian tugas;  berupa prosedur penggolongan dan  penentuan kualitas  tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain.
• Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas; merupakan prosedur penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan.

Pada dasarnya Analisis Tugas ini telah dilakukan oleh seluruh instansi. Untuk instansi pemerintah, hasil analisis tugas ini lebih dikenal dengan sebutan Ikhtisar Jabatan (IJ) dan Analisis Beban Kerja (ABK).


3.  Analisis Proses Kerja

Analisis proses kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah- langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Proses diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian proses kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting. Analisis terhadap proses kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumetasikan dalam bentuk prosedur- prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi.

Di dalam Sistem Manajemen Mutu, Analisis Proses Kerja ini lebih dikenal dengan 5W+1H (what, when, where, who, why dan how). Melalui 5W+1H ini, akan dapat dianalisis jenis pekerjaan apa yang akan dilakukan. Dengan mengetahui jenis pekerjaan yang akan dilakukan atau dilaksanakan, maka akan dapat diketahui persiapan yang harus dilaksanakan untuk jenis pekerjaan tersebut. Demikian pula dengan waktu dilaksanakannya pekerjaan, harus dianalisis dan direncanakan dengan sebaik mungkin. Juga masalah tempat untuk melaksanakan pekerjaan harus diatur sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan. Hasil analisisnya harus memperhitungkan faktor resiko dari pelaksanaan pekerjaan dan kemudahan dalam penanggulangan ketidaksesuaian dalam pelaksanaan pekerjaan. Tidak kalah pentingnya adalah menganalisis pelaku dari pelaksana pekerjaan. Pelaku haruslah orang yang memiliki kualifikasi dan kompetensi tertentu. Pertimbangan lainnya adalah mengapa pekerjaan itu dilakukan dan mengapa tahap demi tahap dari pelaksanaan kegiatan harus dilakukan dengan baik. Yang terakhir untuk dianalisis adalah bagaimana melakukan pekerjaan tersebut.



Semoga Bermanfaat