Bagi instansi yang telah memperoleh sertifikasi atau telah diakreditasi oleh Badan Sertifikasi atau Badan Akreditasi, mungkin sudah tidak asing lagi dengan istilah Standar Operasional Prosedur (SOP), namun demikian tidak semua orang dapat menyusun SOP dengan baik dan benar sehingga SOP yang disusun terkadang malah menjadi kegagalan dalam pelaksanaan kegiatan tertentu atau kegagalan dalam Sistem Manajemen Mutu yang diterapkan.
Mengantisipasi kegagalan dalam pelaksanaan kegiatan atau kegagalan dalam Sistem Manajemen Mutu, maka dalam penyusunan SOP yang akan diterapkan di dalam Sistem Pemerintahan telah ditetapkan suatu standar acuan melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan atau lebih dikenal dengan PermenpanRB No. 53/2012.
Walau telah tersedia PermenpanRB tersebut sebagai acuan untuk melakukan penyusunan SOP di instansi pemerintah, akan tetapi masih banyak yang merasa bingung dan bertanya dari dan bagaimana memulai menyusun SOP ? Oleh karena itu, beberapa instansi akhirnya menyerahkan proses penyusunan SOP kepada pihak ketiga yang sebenarnya pihak ketiga tersebut tidak sepenuhnya mengerti akan sistem dan cara kerja di instansi yang menggunakan jasanya. Oleh karena itu, sebaiknya penyusunan SOP tersebut dilakukan sendiri sehingga seluruh aspek yang terkait untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan dapat dituangkan.
Ada beberapa hal yang harus dilakukan untuk dapat menyusun SOP, yaitu :
1. Analisis Sistem dan Proses Kerja
Analisis sistem dan proses kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi- fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi sistem dan proses kerja tersebut. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah proses yang diperlukan, sedang proses merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.
Hasil analisis sistem dan proses kerja ini selanjutnya dapat dituangkan dalam bentuk gambar yang kerap disebut sebagai "Mapping Process" atau "Business Process". Ketentuan tentang "Business Process" ini juga telah diatur oleh pemerintah melalui PermenpanRB No. 12/2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana (Business Process).
Hasil dari penggambaran Business Process tersebut selanjutnya dapat gunakan sebagai alat untuk menentukan kebutuhan SOP Administrasi maupun SOP Teknis untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan.
Salah satu bentuk Business Process adalah seperti pada Gambar berikut :
Dari contoh Business Process di atas, dapat terlihat saling keterkaitan antara Pelanggan, Divisi Pengelola Limbah serta Divisi lainnya yang memiliki fungsi di dalam Sistem. Dari setiap kegiatan yang tergambar sebagai bagian dari Proses, maka perlu disusun SOP yang sesuai sehingga tahap demi tahap pelaksanaan kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik.
2. Analisis Tugas
Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu :
3. Analisis Proses Kerja
Analisis proses kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah- langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Proses diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian proses kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting. Analisis terhadap proses kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumetasikan dalam bentuk prosedur- prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi.
Di dalam Sistem Manajemen Mutu, Analisis Proses Kerja ini lebih dikenal dengan 5W+1H (what, when, where, who, why dan how). Melalui 5W+1H ini, akan dapat dianalisis jenis pekerjaan apa yang akan dilakukan. Dengan mengetahui jenis pekerjaan yang akan dilakukan atau dilaksanakan, maka akan dapat diketahui persiapan yang harus dilaksanakan untuk jenis pekerjaan tersebut. Demikian pula dengan waktu dilaksanakannya pekerjaan, harus dianalisis dan direncanakan dengan sebaik mungkin. Juga masalah tempat untuk melaksanakan pekerjaan harus diatur sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan. Hasil analisisnya harus memperhitungkan faktor resiko dari pelaksanaan pekerjaan dan kemudahan dalam penanggulangan ketidaksesuaian dalam pelaksanaan pekerjaan. Tidak kalah pentingnya adalah menganalisis pelaku dari pelaksana pekerjaan. Pelaku haruslah orang yang memiliki kualifikasi dan kompetensi tertentu. Pertimbangan lainnya adalah mengapa pekerjaan itu dilakukan dan mengapa tahap demi tahap dari pelaksanaan kegiatan harus dilakukan dengan baik. Yang terakhir untuk dianalisis adalah bagaimana melakukan pekerjaan tersebut.
Semoga Bermanfaat
Mengantisipasi kegagalan dalam pelaksanaan kegiatan atau kegagalan dalam Sistem Manajemen Mutu, maka dalam penyusunan SOP yang akan diterapkan di dalam Sistem Pemerintahan telah ditetapkan suatu standar acuan melalui Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Republik Indonesia Nomor 35 Tahun 2012 Tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan atau lebih dikenal dengan PermenpanRB No. 53/2012.
Walau telah tersedia PermenpanRB tersebut sebagai acuan untuk melakukan penyusunan SOP di instansi pemerintah, akan tetapi masih banyak yang merasa bingung dan bertanya dari dan bagaimana memulai menyusun SOP ? Oleh karena itu, beberapa instansi akhirnya menyerahkan proses penyusunan SOP kepada pihak ketiga yang sebenarnya pihak ketiga tersebut tidak sepenuhnya mengerti akan sistem dan cara kerja di instansi yang menggunakan jasanya. Oleh karena itu, sebaiknya penyusunan SOP tersebut dilakukan sendiri sehingga seluruh aspek yang terkait untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan dapat dituangkan.
Ada beberapa hal yang harus dilakukan untuk dapat menyusun SOP, yaitu :
1. Analisis Sistem dan Proses Kerja
Analisis sistem dan proses kerja adalah kegiatan mengidentifikasikan fungsi- fungsi utama dalam suatu pekerjaan, dan langkah-langkah yang diperlukan untuk melaksanakan fungsi sistem dan proses kerja tersebut. Sistem adalah kesatuan unsur atau unit yang saling berhubungan dan saling mempengaruhi sedemikian rupa, sehingga muncul dalam bentuk keseluruhan, bekerja, berfungsi atau bergerak secara harmonis yang ditopang oleh sejumlah proses yang diperlukan, sedang proses merupakan urutan kerja atau kegiatan yang terencana untuk menangani pekerjaan yang berulang dengan cara seragam dan terpadu.
Hasil analisis sistem dan proses kerja ini selanjutnya dapat dituangkan dalam bentuk gambar yang kerap disebut sebagai "Mapping Process" atau "Business Process". Ketentuan tentang "Business Process" ini juga telah diatur oleh pemerintah melalui PermenpanRB No. 12/2011 tentang Pedoman Penataan Tata Laksana (Business Process).
Hasil dari penggambaran Business Process tersebut selanjutnya dapat gunakan sebagai alat untuk menentukan kebutuhan SOP Administrasi maupun SOP Teknis untuk kelancaran pelaksanaan kegiatan.
Salah satu bentuk Business Process adalah seperti pada Gambar berikut :
Dari contoh Business Process di atas, dapat terlihat saling keterkaitan antara Pelanggan, Divisi Pengelola Limbah serta Divisi lainnya yang memiliki fungsi di dalam Sistem. Dari setiap kegiatan yang tergambar sebagai bagian dari Proses, maka perlu disusun SOP yang sesuai sehingga tahap demi tahap pelaksanaan kegiatan dapat dilaksanakan dengan baik.
2. Analisis Tugas
Analisis tugas merupakan proses manajemen yang merupakan penelaahan yang mendalam dan teratur terhadap suatu pekerjaan, karena itu analisa tugas diperlukan dalam setiap perencanaan dan perbaikan organisasi. Analisa tugas diharapkan dapat memberikan keterangan mengenai pekerjaan, sifat pekerjaan, syarat pejabat, dan tanggung jawab pejabat. Di bidang manajemen dikenal sedikitnya 5 aspek yang berkaitan langsung dengan analisis tugas yaitu :
- Analisa tugas; merupakan penghimpunan informasi dengan sistematis dan penetapan seluruh unsur yang tercakup dalam pelaksanaan tugas khusus.
- Deskripsi tugas; merupakan garis besar data informasi yang dihimpun dari analisa tugas, disajikan dalam bentuk terorganisasi yang mengidentifikasikan dan menjelaskan isi tugas atau jabatan tertentu. Deskripsi tugas harus disusun berdasarkan fungsi atau posisi, bukan individual; merupakan dokumen umum apabila terdapat sejumlah personel memiliki fungsi yang sama; dan mengidentifikasikan individual dan persyaratan kualifikasi untuk mereka serta harus dipastikan bahwa mereka memahami dan menyetujui terhadap wewenang dan tanggung jawab yang didefinisikan itu.
- Spesifikasi tugas; berisi catatan-catatan terperinci mengenai kemampuan pekerja untuk tugas spesifik.
- Penilaian tugas; berupa prosedur penggolongan dan penentuan kualitas tugas untuk menetapkan serangkaian nilai moneter untuk setiap tugas spesifik dalam hubungannya dengan tugas lain.
- Pengukuran kerja dan penentuan standar tugas; merupakan prosedur penetapan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap tugas dan menetapkan ukuran yang dipergunakan untuk menghitung tingkat pelaksanaan pekerjaan.
3. Analisis Proses Kerja
Analisis proses kerja adalah kegiatan untuk mengidentifikasi urutan langkah- langkah pekerjaan yang berhubungan apa yang dilakukan, bagaimana hal tersebut dilakukan, bilamana hal tersebut dilakukan, dimana hal tersebut dilakukan, dan siapa yang melakukannya. Proses diperoleh dengan merencanakan terlebih dahulu bermacam-macam langkah yang dianggap perlu untuk melaksanakan pekerjaan. Dengan demikian proses kerja dapat dirumuskan sebagai serangkaian langkah pekerjaan yang berhubungan, biasanya dilaksanakan oleh lebih dari satu orang, yang membentuk suatu cara tertentu dan dianggap baik untuk melakukan suatu keseluruhan tahap yang penting. Analisis terhadap proses kerja akan menghasilkan suatu diagram alur (flow chart) dari aktivitas organisasi dan menentukan hal-hal kritis yang akan mempengaruhi keberhasilan organisasi. Aktivitas-aktivitas kritis ini perlu didokumetasikan dalam bentuk prosedur- prosedur dan selanjutnya memastikan bahwa fungsi-fungsi dan aktivitas itu dikendalikan oleh prosedur-prosedur kerja yang telah terstandarisasi.
Di dalam Sistem Manajemen Mutu, Analisis Proses Kerja ini lebih dikenal dengan 5W+1H (what, when, where, who, why dan how). Melalui 5W+1H ini, akan dapat dianalisis jenis pekerjaan apa yang akan dilakukan. Dengan mengetahui jenis pekerjaan yang akan dilakukan atau dilaksanakan, maka akan dapat diketahui persiapan yang harus dilaksanakan untuk jenis pekerjaan tersebut. Demikian pula dengan waktu dilaksanakannya pekerjaan, harus dianalisis dan direncanakan dengan sebaik mungkin. Juga masalah tempat untuk melaksanakan pekerjaan harus diatur sesuai dengan jenis pekerjaan yang akan dilaksanakan. Hasil analisisnya harus memperhitungkan faktor resiko dari pelaksanaan pekerjaan dan kemudahan dalam penanggulangan ketidaksesuaian dalam pelaksanaan pekerjaan. Tidak kalah pentingnya adalah menganalisis pelaku dari pelaksana pekerjaan. Pelaku haruslah orang yang memiliki kualifikasi dan kompetensi tertentu. Pertimbangan lainnya adalah mengapa pekerjaan itu dilakukan dan mengapa tahap demi tahap dari pelaksanaan kegiatan harus dilakukan dengan baik. Yang terakhir untuk dianalisis adalah bagaimana melakukan pekerjaan tersebut.
Semoga Bermanfaat
boleh tahu info sumbernya dari mana ya? khususnya analisis proses kerja. thanks
BalasHapus